あけましておめでとうございます！！！

本日のTopic

農業のToDo管理に求められるもの
「畑仕事」と「バックオフィス」は分けて考える
Excelも専用アプリもしっくりこなかった理由
Chat GPTをToDo管理に使うメリット
実際に組んでいるToDoリストの構造
1. 具体的な使い方
2. 参考：最初に投げたプロンプト
課題とこれから試したいこと

農業のToDo管理に求められるもの

一般的なToDo管理に求められる要素は、ざっくり次のようなものだと思う。

大カテゴリ／中カテゴリ／小カテゴリといった階層構造で整理できること
「未着手／着手中／保留／完了」などのステータス管理ができること
期限の管理ができること（着手期限・完了期限）
「最優先」「できれば今週中」など、優先度のフラグ付けができること

こうした要素は、古くはExcelやスプレッドシートで満たされてきたし、今はスマホ用のToDoアプリも山ほどある。
コンサルティング会社で働いていたときも、ToDo管理はほぼExcel一択だった。

PC作業が中心
Excelならカラムをいくらでも増やせる
条件付き書式で色分けも自在

といった理由で、表計算ソフトが最適解だった。

「畑仕事」と「バックオフィス」は分けて考える

今は農業が本業になり、タスクの性格が二極化してきている。

畑で手を動かす実作業（播種・定植・収穫・トンネル張りなど）
バックオフィス系の仕事（経理、販促企画、SNS更新、文章執筆、システム設計など）

このうち、①畑の実作業は Googleカレンダーと相性が良いと感じている。

15分刻みで作業ブロックを組む
「○○畝の収穫」「出荷梱包」「配達ルート」などをカレンダーに配置
手元のスマートウォッチで、次にやることと時間を確認

という形で、「時間」とセットで管理した方がしっくりくる。

一方で、チャットGPTでToDo管理したいのは②バックオフィス側のタスクである。

経営管理（PLの見直し、投資判断の検討）
マーケティング・PR（リール企画、キャンペーン案、マルシェ出店準備）
システム周り（ShopifyやLINEの設定、レシピBot構想など）
書く仕事（ブログ、メディア記事、マニュアル）

こういったタスクは「いつ何分使うか」よりも、

何をやるか
どこまで終わっているか
優先度はどれくらいか

といった内容ベースでの管理が重要になる。
ここをチャットGPTのToDoリストに任せてしまう、というのが今回のテーマである。

Excelも専用アプリもしっくりこなかった理由

バックオフィス系のタスクも含めて、すべてExcelで管理することはできる。
実際、ExcelでToDo表を組めば機能面ではほとんど不足はない。

ただ、農業生活と組み合わせると次のような違和感が出てくる。

現場に出ている時間が長いなかで、PCを開けるタイミングが限られる
スマホからExcel／スプレッドシートを触るのは、操作性が悪くストレスが大きい
思いついたタスクを「その場でメモして構造化する」までの距離が長い

スマホのToDoアプリも試してみたが、

相談ごとはChat GPT
スケジュールはGoogleカレンダー
ToDoは専用アプリ

とツールが増えると、頭のメモリを食う。
「今のこれはどのアプリに入れる話か？」を考えるだけで、地味に疲れる。

こうしたモヤモヤを、正月に箱根駅伝を眺めながらぼんやり考えていて、ふと浮かんだ。

「Chat GPTを、バックオフィス業務のToDo管理にも使えばいいのでは？」

Chat GPTをToDo管理に使うメリット

1. Excel並みの表構造を柔軟に持てる

Chat GPTに「ToDoリストを表形式で管理して」と依頼すれば、

大カテゴリ／中カテゴリ／小カテゴリ
ステータス
期限
優先度

といったカラムを自由に設計してくれる。
こちらが「このカラムを追加して」「この列はいらない」と指示すれば、その場でレイアウトを組み替えてくれる。

Excelで自分でフォーマットを組むのと同等のことが、対話ベースでできる感覚である。

2. 並べ替えや加工を“口頭指示”でできる

表計算ソフトの強みのひとつはソート機能だが、Chat GPTでも同じことができる。

「期限が近い順に並べ替えて」
「優先度が高いものだけ抽出して」
「販売カテゴリだけをリストアップして」

といった指示を出せば、その条件で並べ替え／絞り込みをしてリストを出し直してくれる。
フィルタ条件をいちいち自分で設定しなくていいのは、思った以上に快適だ。

3. タイトル付けや番号振りも“お任せ”できる

ToDo表を作るとき、地味に手間なのが

項目名の言い回しをそろえる
通し番号を振る
カテゴリ名を決める

といった“ラベリング作業”である。

Chat GPTにはあらかじめ

「大カテゴリは『栽培』『販売』『PR・広報』『経営管理』『企画』の5つにまとめてほしい」
「小カテゴリは具体的な作業名を、名詞＋体言止めで簡潔に書いてほしい」

といった方針を渡しておけば、こちらがざっくり内容だけ伝えても、項目名や番号を整えてくれる。

4. 音声入力だけで更新できる

個人的に一番大きいメリットは、音声入力で完結できることだ。

PCの前を離れたタイミングで「そういえば今月中にPL見直さないと」と思い出す
スマホのChat GPTアプリを開き、音声入力で
- 「経営管理カテゴリに、新しいToDo追加。内容は『2024年下期のPLレビュー』、期限は今月末。」

と話しかければ、Chat GPT側でToDoリストに追記してくれる。

タスクが終わったときも、

「Shopify維持費のブログ記事執筆、完了に更新して」

と音声で伝えればいい。
PCを開いていない時間帯でも、バックオフィス系のタスクがどんどん前に進んでいくイメージである。

5. 役割分担がシンプルになる

ツールの役割分担は、今のところ次のような形を目指している。

Googleカレンダー：畑での実作業を時間軸で管理（15分刻み、スマートウォッチに表示）
チャットGPTのToDoリスト：バックオフィス全般のタスクを内容ベースで管理

現場で使うメインツールが「Googleカレンダー＋チャットGPT」に絞られることで、
「これはどこにメモするんだっけ？」という迷いが減るのではないかと期待している。

実際に組んでいるToDoリストの構造

今のところ、チャットGPTに管理してもらっているToDoリストは6カラム構成に落ち着いている。

大カテゴリ
中カテゴリ
小カテゴリ（具体的な作業名）
ステータス（未着手／着手中／完了など）
期限（DUE）
優先度フラグ

参考イメージとして、今日試運転としてざっと入力したTo Doのスクショをはりますね。

具体的な使い方

新しいToDoを追加したいとき
- チャットGPTに「ToDo追加」と前置きしてから、必要な情報をしゃべる
期限順に確認したいとき
- 「リストDue」と入力すると、チャットGPTに「期限が近い順で並べて」と依頼するルールにしておく
大カテゴリ順で俯瞰したいとき
- 「リスト」とだけ入力すると、大カテゴリ→中カテゴリの順で一覧を返すようにしておく

こうしておけば、毎回複雑なプロンプトを書かなくても、短いキーワードでリストを呼び出せる。

参考：最初に投げたプロンプト

実際に使っているものを少し整えて書くと、イメージはこんな感じである。

ありがとう。
あなたを優秀なPMOだと思っているので、2026シーズンのToDo管理を成功に導いて。
このスレッドを畑事業のバックオフィス用TO DO管理に使いたい。
イメージする要件を以下にまとめるので、運用面の不明点や確認事項を教えて？

1) カテゴリについて

✓階層を大カテゴリ-中カテゴリ-小カテゴリの3階層で固定します。
✓表記は""大カテゴリ名-通しアルファベット(中カテゴリ名)-通し番号(小カテゴリ名)""とします。
✓大カテゴリ名は、「企画」「経営管理」「生産」「販売」「PR」「その他」の中から私が指定します
✓中カテゴリの通しアルファベットは、私は指定しません。空いているアルファベットからあなたが割り振って
✓中カテゴリ名は私が任意の名前を最初に指定します。以後の私からあなたへのコミュニケーションは簡略化のためアルファベットだけで行うかもしれませんが、スレッド内の表記上は「通しアルファベット(中カテゴリ名)」としておいて。
✓ 小カテゴリの通し番号は、私は指定しません。空いている数字からあなたが割り振って
✓小カテゴリ名は、私は指定しません。会話内容から適当な名前をつけてくれると助かる

2) ID(アルファベット/番号)付与について

✓中カテゴリ用のアルファベットは、原則Aから順に割り当てる。
✓ある中カテゴリ傘下の小カテゴリのTo Doが完全にすべて完了した場合のみそのアルファベットは空位となり、新たに割り振り可となります。その場合は空位となったアルファベットが優先使用となる。
✓小カテゴリの通し番号は、原則1から順に割り当てる
✓小カテゴリは空位制は不要にしよう。完了したTO DOがあっても、新たなTO DOには新しい（それまでで最大の数字＋1）番号を割り当てよう

3) ステータス管理
✓リスト内に「ステータス」のカラムは設けておこう
✓未着手／進行中／保留／完了 で。
✓表記ゆれだけ整えて

4) 期限／優先度管理
✓ リスト内に「Due」のカラムを設けておこう
✓ 私が指定した場合期限を書いておいて。
✓ リスト内に「優先度」のカラムも設けておこう
✓ 私が指定した場合のみ「優先」と書いて。ない場合空欄でOK

5) 完了TODO
✓ 見えなくするでOKです

あとは、このスレッドに向かって日々指示を出していくだけで、バックオフィス業務のToDoリストが更新されていく。